Sociëteit 'De Unie'

Tot voor kort werd de administratie van Herensociëteit ‘De Unie’ bijgehouden in zeven verschillende systemen. IT RBLS heeft samen met de sociëteit één centrale database ontwikkeld die alle systemen automatisch van informatie voorziet. Hierdoor wordt iedere mutatie nu direct in alle systemen doorgevoerd. Het gevolg: veel minder werk, geen fouten meer in de administratie en een grotere tevredenheid onder de medewerkers. 

Uitdaging

7 verschillende administraties

Verbetering

Eén bron

Gestroomlijnd proces

Technology

Sociëteit ‘De Unie’ is een besloten herensociëteit in Hilversum. De sociëteit biedt haar leden allerlei activiteiten, zoals het leesgezelschap, sporten en spellen, filmavonden, stijlvolle diners en borrels. Met meer dan 380 leden die deelnemen aan verschillende activiteiten en deel uitmaken van verschillende subclubs heeft de sociëteit een omvangrijke administratie. Die administratie was in de loop van de jaren erg versplinterd geraakt. Zo bevond de ledenlijst zich op een oude server zonder back-up. Daarnaast waren onder meer lijsten in Exact Online en verschillende Excel-bestanden in omloop. Geen erg praktische situatie: nieuwe aanmeldingen en mutaties moesten in zeven verschillende systemen worden bijgehouden. Dat kostte niet alleen veel werk, de kans op fouten in een of meer systemen was ook nog eens bijzonder groot. 

Eén bron met de juiste gegevens

“Het eerste wat dringend moest gebeuren, was tot één bron komen waarin de gegevens gegarandeerd correct waren,” vertelt Jan de Bruijn, secretaris van ‘De Unie’. Dat was nog lastig genoeg. “Eerst moesten we alle gegevens uit alle bronnen verzamelen en ontdubbelen. Vervolgens moesten we uitzoeken of het resulterende ledenbestand nog klopte.” 

Koen Huijbens is lid van de sociëteit en in het dagelijks leven Technical Consultant bij IT RBLS. “Mij werd gevraagd om tafel te gaan zitten met het bestuur, het horecateam en iemand van de ledenadministratie. Nadat we alles in één bron hadden verzameld, hebben we deze in Microsoft Dataverse gezet. Vervolgens hebben we met Microsoft Power Apps een app ontwikkeld voor het inzien en bijhouden van de ledenadministratie.” 

Eenvoudigere workflow

Tot eind 2020 bestond de automatisering van de sociëteit nog uit een server en een aantal werkstations. IT-dienstverlener Compatible, die al sinds 2013 samenwerkt met ‘De Unie’, heeft toen geholpen een Microsoft 365-omveving in te richten. Door de overgang naar deze cloudomgeving zijn de beheer- en onderhoudskosten lager geworden en is er meer functionaliteit teruggekomen, bijvoorbeeld de mogelijkheid om op een relatief eenvoudige manier deze app te ontwikkelen. 

Uiteindelijk is de workflow nu volledig aangepast. Op het moment dat iemand een wijziging aanbrengt via de Power App wordt deze toegevoegd als contact in Outlook, in MailChimp voor het versturen van nieuwsbrieven en in de ledendatabase die via de website te raadplegen is. De financiele administratie is nog niet meegenomen in deze workflow omdat eerst de reacties van de leden op de Power App worden afgewacht. De volgende stap is om middels een intergratie met Exact Online ook deze mutaties automatisch te laten doorvoeren. 

Meer dan een smoelenboek

Na deze stap is Koen in samenspraak verder gegaan met het ontwikkelen van een app voor leden. Op een tablet die op de sociëteit komt, kunnen leden de app raadplegen. Hierin is de digitale variant van het papieren smoelenboek te vinden. Jan de Bruijn: “Dat is erg handig. Het smoelenboek is nu altijd up-to-date en bevat naast foto’s van de leden ook allerlei relevante informatie. Vaak willen leden een afspraak maken met iemand die ze hebben ontmoet. Nu kunnen ze direct bij de gegevens. Leden kunnen via de app controleren of hun gegevens nog kloppen en eventueel hun adresgegevens wijzigen. Zo kun je het up-to-date houden van de gegevens ook bij de leden beleggen.” 

De user interface van de app is overzichtelijk en effectief opgezet. Alle belangrijke gegevens zijn in het home-scherm te zien en de ledenlijst heeft allerlei mogelijkheden voor filteren. Glenn van Gessel: “Een belangrijk detail is dat de ledencommissie extra functionaliteiten wenst binnen de app. Denk bijvoorbeeld aan bankgegevens die niet toegankelijk mogen zijn voor de alle leden. Door middel van gebruikersrollen hebben we dit afgeschermd voor de leden en kunnen zij via de app contact opnemen met de ledencommissie om dit te wijzigen.” 

Zelf ontwikkeld

Er is bewust voor gekozen om de Power App zelf te ontwikkelen en geen bestaande oplossing te gebruiken. Koen Huijbens: “Het voordeel is dat je zo’n app helemaal naar je hand kunt zetten. Veel standaardapps hebben bovendien allerlei toeters en bellen waar leden helemaal niet op zitten te wachten. We hebben de app bewust zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk mogelijk gemaakt.” 

Uitbreidingen van de app zullen nog volgen. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om je via de app voor een evenement aan te melden. Ook wordt er gewerkt aan het opstellen van allerlei rapportages, bijvoorbeeld over het verloop van het ledenbestand, de mutaties per jaar enzovoort. Dankzij de mogelijkheden van het Power Platform is dit eenvoudig te realiseren. 

Klant review

download case

Bekijk andere unbored cases

Meer cases

Lees
meer!

Met behulp van het Power Platform is een interactieve E-learning gecreëerd om de onboarding van COVID-teststraatmedewerkers te automatiseren, wat zorgt voor efficiëntere training, naleving en veiligheid binnen het proces.

Lees meer
Lees
meer!

Met behulp van het Power Platform is een interactieve E-learning gecreëerd om de onboarding van COVID-teststraatmedewerkers te automatiseren, wat zorgt voor efficiëntere training, naleving en veiligheid binnen het proces.

Healthcare
Overheid en non-profit
Lees
meer!

Een schaalbare Power Platform- oplossing die wereldwijd het gehele proces van IT-budgetaanvragen stroomlijnt en optimaliseert. Vereenvoudigt aanvragen, verbetert goedkeuringsworkflows en biedt waardevolle inzichten.

Lees meer
Lees
meer!

Een schaalbare Power Platform- oplossing die wereldwijd het gehele proces van IT-budgetaanvragen stroomlijnt en optimaliseert. Vereenvoudigt aanvragen, verbetert goedkeuringsworkflows en biedt waardevolle inzichten.

Maakindustrie
IT
Lees
meer!

Een krachtige Power Automate- oplossing is geïmplementeerd om feedback van de 10000 dagelijkse bezoekers van COVID-teststraten te verzamelen, categoriseren en verwerken, waardoor kwaliteitsverbeteringen en snellere respons mo

Lees meer
Lees
meer!

Een krachtige Power Automate- oplossing is geïmplementeerd om feedback van de 10000 dagelijkse bezoekers van COVID-teststraten te verzamelen, categoriseren en verwerken, waardoor kwaliteitsverbeteringen en snellere respons mo

Healthcare
Overheid en non-profit
Lees
meer!

Een Power App met Dataverse- database integreert naadloos zeven afzonderlijke administraties tot één gecentraliseerd proces en oplossing, wat efficiëntie en uniformiteit bevordert binnen de organisatie.

Lees meer
Lees
meer!

Een Power App met Dataverse- database integreert naadloos zeven afzonderlijke administraties tot één gecentraliseerd proces en oplossing, wat efficiëntie en uniformiteit bevordert binnen de organisatie.

Zakelijke dienstverlening