Waterschap Drents Overijsselse Delta wil AI praktisch en toegankelijk inzetten voor de hele organisatie. Samen doorliepen we het ‘Bouw je Bot’-traject, waarin we een High Level Architecture opzetten, Social Learning AI ontwikkelden en medewerkers leerden bouwen met Copilot Studio. Zo ontstaat slimmer werken, geborgde kennis en meer energie in teams en afdelingen.
Waterschap Drents Overijsselse Delta is een grote organisatie met veel specialistische kennis. Die kennis zit vaak in hoofden van mensen en komt onder druk te staan door vergrijzing en aankomende uitstroom. Tegelijkertijd bestaan er binnen verschillende afdelingen nog veel handmatige en repetitieve werkzaamheden.
Zo krijgt de afdeling Communicatie dagelijks vragen over waar templates te vinden zijn. Binnen Projectrealisatie worden offertes handmatig beoordeeld en vastgelegd in Excel-overzichten. Dit soort processen kosten tijd, zijn foutgevoelig en leunen sterk op individuele kennis.
WDODelta zag in AI een kans om dit slimmer in te richten. Niet als losse tooling, maar als manier om kennis te borgen en werkprocessen te ondersteunen op team-, afdelings- en organisatieniveau. “De oproep aan onze collega’s om hun eigen werk te innoveren, mooier en leuker te maken, leverde veel meer ideeën op dan verwacht. We hadden daarom hulp (tijd en kennis) van experts nodig om de vaart erin te houden.”
Samen met WDODelta startten we het ‘Bouw je Bot’-traject. De basis werd gevormd door een High Level Architecture die richting geeft aan hoe AI binnen de organisatie wordt ingezet, gecombineerd met Social Learning AI. Leren, experimenteren en bouwen lopen daarin bewust door elkaar.
Medewerkers doorlopen een gestructureerd traject. Het start met een kick-off waarin de mogelijkheden van Copilot Studio worden uitgelegd. Daarna werken zij samen met IT RBLS in werksessies aan ideeën die waarde toevoegen voor hun team, afdeling of zelfs de hele organisatie.
Omdat Copilot Studio een low-code/no-code platform is, is het uitermate geschikt voor Citizen Developers. Medewerkers bouwen zelf AI-agents die ondersteunen bij kennisvragen, informatievoorziening en processtappen. De agents zijn momenteel in ontwikkeling en testfase, waarbij functionaliteit, toepasbaarheid en adoptie centraal staan. “We maken gebruik van Copilot Studio voor het bouwen van eigen bots, wat goed aansluit bij het gebruik van Copilot en de gedachte om collega’s zelf de ruimte te geven om te innoveren wat we in de organisatie al gebruiken.”
Door het AI Café en het Bouw je Bot-traject is de AI-geletterdheid binnen WDODelta in korte tijd sterk toegenomen. In minder dan een jaar zijn bijna 100 unieke ideeën aangedragen en hebben veel medewerkers trainingen gevolgd. Meerdere AI-oplossingen worden nu getest en doorontwikkeld, gericht op het slimmer inrichten van processen binnen teams en afdelingen.
Dat levert nu al waarde op. Minder afhankelijkheid van individuele kennis. Meer inzicht in waar AI kan helpen. En vooral: medewerkers die actief meedenken over hoe hun werk en dat van hun afdeling beter kan. “Door de inzet van de experts van IT RBLS winnen we tijd. Die tijd gebruiken we om zelf bij te sturen, te ontwerpen, in te richten en klaar te zijn voor een organisatie die zich ontwikkelt.”
De vaste aanwezigheid van IT RBLS op locatie speelt daarbij een belangrijke rol. “Het werkt heel goed dat we op ons kantoor, op een voor medewerkers bekende plek, elke dinsdag de experts van IT RBLS aanwezig zijn. Inmiddels zijn het bekende gezichten, wat maakt dat medewerkers makkelijk en laagdrempelig contact zoeken.”
“Door de inzet van de experts van IT RBLS winnen we tijd. Die tijd gebruiken we om zelf bij te sturen, te ontwerpen, in te richten en klaar te zijn voor een organisatie die zich ontwikkelt.”