Impegno biedt ambulante zorg in een complexe en sterk gereguleerde omgeving, waarin overzicht essentieel is. Caseloadbeheer liep vast op Excel, handwerk en gebrek aan realtime inzicht. Samen bouwden we een centrale Caseload App met slimme RPA-agents die administratie weghaalt en rust terugbrengt in het werk.
Impegno werkt met decentrale, wijkgerichte teams binnen de maatschappelijke ondersteuning, jeugdzorg en GGZ. Die manier van werken vraagt om flexibiliteit, maar maakte caseloadbeheer ook complex.
Aanmeldingen, oppaklijsten en caseloads werden bijgehouden in één grote Excel-sheet, naast het ECD ONS. Meerdere teams werkten tegelijk in dezelfde lijst, waardoor verschillende versies ontstonden en informatie snel verouderde. Gegevens uit ONS moesten handmatig worden overgenomen en bij elke wijziging opnieuw aangepast. Realtime inzicht in instroom, wachtlijsten en verdeling van cliënten ontbrak volledig.
Daarbovenop kwam het berichtenverkeer en ketenverkeer in ONS. Zorgtoewijzingen en mutaties werden handmatig verwerkt, gecontroleerd en daarna weer vertaald naar Excel. Veel herhaalwerk, veel foutkansen en een proces dat niet schaalde.
Het gevolg was een hoge administratieve last, frustratie bij medewerkers en te weinig actueel inzicht voor teamcoördinatoren om casussen goed en eerlijk te verdelen.
Samen met Impegno hebben we het caseloadbeheer opnieuw opgebouwd. Niet door Excel slimmer te maken, maar door het proces te vereenvoudigen en te automatiseren waar dat logisch was.
Caseloadbeheer App
We bouwden een centrale Power App waarin aanmeldingen, oppaklijsten en caseloads samenkomen. Dit is nu dé plek waar medewerkers, teamcoördinatoren en leidinggevenden dagelijks in werken.
De app biedt:
Twee RPA-agents voor het blauwe proces
Naast de app automatiseerden we het berichtenverkeer en ketenverkeer in ONS.
Deze agents nemen repeterend en foutgevoelig werk volledig over, zonder dat medewerkers daar iets voor hoeven te doen.
Technologie
Alles veilig, schaalbaar en klaar voor doorontwikkeling.
De impact is merkbaar op alle niveaus van de organisatie.
Minder administratieve lasten
Handmatige Excel-lijsten zijn verdwenen. Repetitieve taken in ONS worden automatisch afgehandeld door RPA. Medewerkers besteden hun tijd weer aan zorg in plaats van administratie.
Meer overzicht en betere sturing
Er is nu één centrale plek met realtime inzicht in instroom, wachtlijsten en caseloadverdeling. Teamcoördinatoren kunnen sneller en eerlijker verdelen. Management stuurt op actuele data.
Hogere datakwaliteit
Minder handmatige invoer betekent minder fouten. Controles zijn ingebouwd en gegevens worden consistent verwerkt vanuit ONS.
Meer werkplezier
Minder frustratie, minder herstelwerk en meer rust in het dagelijkse werk. Medewerkers weten waar ze aan toe zijn en hoeven niet meer te twijfelen of lijsten kloppen.
Klaar voor de toekomst
De oplossing is schaalbaar en uitbreidbaar. Rapportages, signaleringen en extra automatisering kunnen eenvoudig worden toegevoegd.