Organisaties digitaliseren vaak probleem voor probleem. Zodra ergens een knelpunt ontstaat, zoeken we naar een technologische oplossing. Dat levert vaak iets nuttigs op, maar ook een landschap van oplossingen die ieder hun eigen stukje van het proces verbeteren.

En daar is op zichzelf helemaal niets mis mee. Iedere oplossing kan tijd besparen, fouten verminderen, medewerkers ondersteunen of nieuwe inzichten opleveren.

Maar interessant wordt het pas echt wanneer we verder kijken dan die ene oplossing. Want een applicatie, automatisering of AI-agent staat zelden op zichzelf. Er gebeurt iets vóór en iets ná. Informatie wordt doorgegeven, andere processen sluiten aan en uiteindelijk maakt de oplossing onderdeel uit van een veel grotere keten.

En juist uit die samenhang kan vaak nog veel meer toegevoegde waarde gehaald worden.

Bedrijfsprocessen optimaliseren
begint met uitzoomen

Wanneer we oplossingen bedenken, kijken we vaak naar een specifiek proces of knelpunt. Dat helpt om snel concreet te worden, maar het risico is dat we slechts een klein onderdeel van een veel grotere keten optimaliseren. Door uit te zoomen naar de volledige end-to-end procesketen ontstaat een ander beeld.

Processen staan namelijk niet op zichzelf. Ze lopen in elkaar over en zijn afhankelijk van dezelfde informatie, systemen en mensen. Een verbetering op één plek heeft daardoor bijna altijd invloed op wat ervoor of erna gebeurt.

Juist door het geheel te analyseren, ontstaat zicht op waar de grootste kansen voor de organisatie liggen. Niet alleen binnen individuele processtappen, maar juist ook in de samenhang ertussen.

Daarmee wordt ook duidelijker waar verschillende oplossingen elkaar kunnen versterken. Data kan door de keten worden hergebruikt, overdrachten kunnen slimmer worden ingericht en verschillende vormen van technologie kunnen gezamenlijk hetzelfde proces ondersteunen.

De vraag wordt daarmee breder dan alleen hoe we één probleem zo goed mogelijk oplossen. Het gaat erom hoe we de hele keten slimmer kunnen laten functioneren. 

Maar eigenlijk kunnen we nóg een stap verder uitzoomen. Een goed ingerichte procesketen is namelijk geen doel op zich. Uiteindelijk moet die keten bijdragen aan wat een organisatie probeert te bereiken. Daarom zou het vertrekpunt niet de technologie moeten zijn, en zelfs niet het proces. Het vertrekpunt is de strategie van de organisatie.

Welke doelstellingen willen we realiseren? Wat staat het behalen daarvan vandaag in de weg? En zijn onze huidige processen eigenlijk zo ingericht dat ze die doelstellingen voldoende ondersteunen?

Pas wanneer dat scherp is, kun je gericht bepalen waar verandering nodig is. Soms vraagt dat om één gerichte verbetering binnen een proces. Soms zijn juist meerdere aanpassingen nodig over de volledige keten heen. De kracht zit dan niet alleen in de afzonderlijke acties, maar vooral in de manier waarop ze samen dezelfde richting op bewegen.

Daar ontstaat de samenhang waar we naar zoeken.

Technologie volgt vervolgens uit die keuzes. Een Power App, automatisering, dataplatform of AI-agent wordt dan niet ingezet omdat de technologie interessant is, maar omdat deze een concrete rol speelt in het realiseren van de gewenste verandering.

Zo ontstaat uiteindelijk een verzameling oplossingen die niet alleen individueel waarde toevoegen, maar gezamenlijk bijdragen aan dezelfde bedrijfsdoelstellingen.

Klein beginnen, groot denken

Dat betekent niet dat je voortaan een complete procesketen opnieuw moet ontwerpen voordat je één oplossing mag bouwen. Juist niet.

Een concrete oplossing is vaak een uitstekend startpunt. Je creëert snel waarde, doet ervaring op en krijgt inzicht in wat in de praktijk wel en niet werkt.

Het is alleen belangrijk dat achter die eerste stap een groter plan zit.

Een goede roadmap maakt duidelijk waar je naartoe wilt, welke ontwikkelingen daarvoor nodig zijn en in welke volgorde je die logisch kunt realiseren. Niet als een dichtgetimmerd meerjarenplan, maar als richting waaraan je keuzes en prioriteiten kunt toetsen.

Ook Microsoft benadrukt in zijn AI Strategy Roadmap dat organisaties niet met een volledig uitgewerkte strategie hoeven te beginnen. Het advies is juist om een afgebakend, meetbaar vraagstuk te kiezen, daarvan te leren en van daaruit verder uit te bouwen. Tegelijkertijd moeten die stappen wel aansluiten op de bredere strategie, processen, data, governance en organisatie.

Dat principe geldt dat wat mij betreft veel breder dan alleen voor AI. Je hoeft niet alles tegelijk te realiseren om wel over het geheel na te denken. Zo kan één oplossing vandaag al waarde toevoegen, terwijl deze tegelijkertijd onderdeel is van een roadmap waarin processen en oplossingen stap voor stap steeds beter op elkaar aansluiten.

Klein beginnen dus,
maar wel met zicht op waar je naartoe wilt.

Van theorie naar praktijk

Die aanpak brengen we momenteel in de praktijk bij GVB. We halen daar bewust niet simpelweg een lijst met gewenste apps, automatiseringen of AI-use-cases op. We brengen verschillende domeinen binnen GVB bij elkaar en leggen steeds de verbinding tussen de doelstellingen van GVB, de KPI’s binnen het domein en de volledige end-to-end keten waar dat domein onderdeel van is.

Een concreet voorbeeld daarvan is de vraag om de bestaande portfoliotool te verbeteren. Door niet direct in de tool te duiken, maar eerst de bredere keten te bekijken, bleek dat de uitdaging verder ging. Niet alleen het indienen en beoordelen van projecten binnen het portfolioproces kon beter, ook de aansluiting op projectmanagement en de informatie die nodig is om op resultaten te sturen verdienden aandacht.

Daardoor kijken we nu naar de samenhang tussen portfolio, projectmanagement en rapportage en naar de KPI’s waarop we de werking van die keten willen beoordelen. Zo verschuift het vraagstuk van “hoe verbeteren we deze tool?” naar “hoe zorgen we dat deze hele keten beter bijdraagt aan wat GVB wil bereiken?” Dat is voor mij precies de waarde van deze aanpak.

We zoeken niet eerst naar wat we kunnen bouwen,
maar naar waar in de organisatie we het verschil moeten maken.

Eén oplossing maakt impact.
Samen maken ze het verschil.

Eén goede oplossing kan veel betekenen. Een proces wordt efficiënter, handmatig werk verdwijnt of medewerkers krijgen beter inzicht.

Dat is impact.

Maar door verder te kijken dan de individuele oplossing ontstaat een grotere kans. Eerst door uit te zoomen naar de volledige procesketen. En vervolgens door die procesketen te verbinden aan wat de organisatie daadwerkelijk probeert te bereiken. Dan verandert ook de rol van technologie.

Niet zo veel mogelijk losse use cases realiseren, maar bewust oplossingen inzetten die op elkaar voortbouwen, processen versterken en gezamenlijk bijdragen aan dezelfde doelen.

Je hoeft daarvoor niet alles in één keer te doen. Je moet alleen wel weten waar je naartoe werkt.

Eén oplossing maakt impact.
Samen maken ze het verschil.

Tijd om even uit te zoomen?

Veelgestelde vragen