Wat zijn Cloud Flows in Power Automate?

Cloud Flows in Microsoft Power Automate maken het mogelijk om taken en workflows te automatiseren, waardoor bedrijfsprocessen efficiënter verlopen. Hiermee kunnen organisaties repetitieve processen stroomlijnen, zoals het automatisch verwerken van formulieren, het synchroniseren van gegevens tussen systemen of het ontvangen van realtime meldingen bij belangrijke gebeurtenissen. Door deze workflowautomatisering wordt de kans op fouten verkleind en blijft er meer tijd over voor andere werkzaamheden.

Als Microsoft Power Platform partner helpen wij bedrijven om deze technologie effectief in te zetten. In deze blog ontdek je hoe Cloud Flows werken en hoe ze jouw dagelijkse processen kunnen optimaliseren.

Neem contact op

Auteur:

Jesper Dreis

(Gepubliceerd:

January 29, 2025

)

Leestijd:

8 min

Inhoud

Wat zijn Cloud Flows precies?

Hoe werkt een Cloud Flow in de praktijk?

Wat is Power Automate?

Welke soorten Cloud Flows zijn er?

Veel gebruikte connectors en integraties

Wat zijn de voordelen van Cloudflows?

Toepassing van Cloud Flows in de praktijk

Aan de slag met Cloud Flows

Veelgestelde vragen over Cloud Flows

Wat zijn Cloud Flows (in Power Automate) precies?

Cloud Flows in Power Automate maken het mogelijk om processen en workflows te automatiseren zonder dat programmeerkennis nodig is. Ze worden volledig uitgevoerd in de cloud en kunnen data tussen verschillende applicaties synchroniseren, meldingen versturen of goedkeuringsprocessen automatiseren.

Een Cloud Flow bestaat uit drie belangrijke componenten:

Trigger: De gebeurtenis die de workflow start, zoals een nieuw formulier dat wordt ingevuld, een inkomende e-mail of een update in een database.
Acties: De stappen die de flow uitvoert na de trigger, zoals het opslaan van gegevens, het versturen van een notificatie of het automatisch genereren van een document.
Connectors: Cloud Flows kunnen integreren met honderden applicaties, waaronder Microsoft Teams, SharePoint, Outlook, Dynamics 365, SQL Server, maar ook andere software aanbieders zoals Hubspot en Salesforce.

Lees meer over Power Automate

Hoe werkt een Cloud Flow in de praktijk?

Met Cloud Flows kunnen bedrijven bijvoorbeeld automatisch e-mails versturen, goedkeuringsprocessen beheren en gegevens tussen verschillende applicaties synchroniseren.

Een praktisch voorbeeld van een Cloud Flow in actie:

1. Een klant vult een offerteaanvraag in via een Microsoft Forms-formulier.

2. De ingevulde gegevens worden automatisch opgeslagen in Microsoft Dataverse of SharePoint.

3. Een notificatie wordt verstuurd via Microsoft Teams naar de juiste medewerker.

4. Indien nodig wordt automatisch een goedkeuringsproces gestart in Power Automate Approvals.

Omdat Cloud Flows volledig in de cloud draaien, werken ze 24/7 en kunnen gebruikers ze eenvoudig beheren via de Power Automate-webinterface (desktop) of de mobiele app.

Wat is Power Automate?

Microsoft Power Automate is het platform achter Cloud Flows en biedt een complete oplossing voor workflow automatisering binnen bedrijven. Het stelt gebruikers in staat om zonder programmeerkennis taken en processen te automatiseren door verschillende applicaties en systemen met elkaar te verbinden.

Welke soorten Cloud Flows zijn er?

Binnen Microsoft Power Automate zijn er verschillende soorten Cloud Flows, elk ontworpen voor specifieke automatiseringsscenario’s. Afhankelijk van de behoefte van een organisatie kan een Cloud Flow op verschillende manieren worden geconfigureerd:

Geautomatiseerde Cloud Flow: Start automatisch wanneer een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt, zoals een nieuwe e-mail, een ingevuld formulier of een update in een database. Dit type flow is ideaal voor het synchroniseren van gegevens, notificaties of het automatisch starten van goedkeuringsprocessen.
Instant Cloud Flow: Wordt handmatig geactiveerd door een gebruiker via de Power Automate-app, Microsoft Teams of een andere toepassing. Dit wordt vaak gebruikt voor taken zoals het goedkeuren van aanvragen of het genereren van documenten met één druk op de knop.
Geplande Cloud Flow: Voert op vooraf ingestelde tijdstippen taken uit, zoals het dagelijks genereren van rapporten, het opschonen van databases of het versturen van herinneringen.

Door de flexibiliteit van deze Cloud Flows kunnen bedrijven eenvoudig processen optimaliseren en automatiseringen aanpassen aan hun specifieke workflows. In de volgende sectie bekijken we concrete voorbeelden van hoe deze Cloud Flows in de praktijk worden toegepast.

Veel gebruikte connectors en integraties

Microsoft 365 (Outlook, SharePoint, Teams)
Dynamics 365
Dataverse
Power BI
Externe tools zoals Salesforce, Twitter en Dropbox

Door deze integraties kunnen bedrijven efficiënter werken en data eenvoudiger beheren tussen verschillende applicaties. Bovendien kunnen gebruikers meerdere systemen met elkaar verbinden zonder complexe API-configuraties, waardoor workflows sneller en eenvoudiger kunnen worden ingericht.

Wat zijn de voordelen van Cloudflows?

Nu we weten welke soorten Cloud Flows er zijn, is het belangrijk om te kijken naar de voordelen die ze bieden voor organisaties. Door bedrijfsprocessen te automatiseren, zorgen Cloud Flows voor efficiëntere workflows, minder handmatige taken en een hogere productiviteit.

De belangrijkste voordelen op een rij:

1. Tijdwinst door automatisering

Repetitieve taken zoals het verwerken van formulieren, goedkeuringsverzoeken en data-overdracht tussen systemen worden volledig geautomatiseerd. Hierdoor besparen medewerkers tijd en kunnen ze zich richten op strategisch werk.

2.Minder menselijke fouten

Handmatige invoer brengt altijd het risico op fouten met zich mee. Cloud Flows voeren processen nauwkeurig en consistent uit, waardoor de kans op fouten aanzienlijk wordt verminderd.

3. Naadloze integratie met andere systemen

Power Automate biedt honderden connectors waarmee Cloud Flows eenvoudig integreren met tools zoals Microsoft 365, SharePoint, Teams, Dynamics 365, Outlook, SQL Server en externe applicaties zoals Salesforce, SAP en Hubspot. Dit maakt het mogelijk om verschillende systemen met elkaar te laten communiceren zonder maatwerk of handmatige tussenkomst.

4. Schaalbaarheid en flexibiliteit

Cloud Flows kunnen eenvoudig worden aangepast en opgeschaald naarmate de behoeften van de organisatie veranderen. Of het nu gaat om een klein proces binnen een afdeling of een bedrijfsbrede automatisering, Power Automate biedt de flexibiliteit om workflows naar wens in te richten.

5. Altijd en overal toegankelijk

Omdat Cloud Flows volledig in de cloud draaien, kunnen ze vanaf elke locatie en elk apparaat worden beheerd via de Power Automate-webinterface of mobiele app. Dit maakt het eenvoudig om automatiseringen in te stellen, te monitoren en indien nodig aan te passen.

Door deze voordelen kunnen bedrijven niet alleen hun efficiëntie verbeteren, maar ook de kwaliteit van hun dienstverlening verhogen. In de volgende sectie gaan we dieper in op concrete praktijkvoorbeelden van Cloud Flows en hoe organisaties ze succesvol inzetten.

Toepassing van Cloud Flows in de praktijk

‍Cloud Flows in Microsoft Power Automate bieden talloze mogelijkheden om bedrijfsprocessen efficiënter te maken. Door taken te automatiseren, verminderen organisaties de hoeveelheid handmatige handelingen en verbeteren ze de samenwerking tussen verschillende systemen en teams.

Hieronder volgen enkele effectieve toepassingen over hoe Cloud Flows kunnen worden ingezet:

Automatische goedkeuringen

‍Wanneer een medewerker een verlofaanvraag indient via Microsoft Forms, kan een Cloud Flow automatisch een goedkeuringsverzoek versturen naar de manager in Microsoft Teams. Zodra de aanvraag wordt goedgekeurd of afgewezen, ontvangt de medewerker direct een melding en wordt de beslissing opgeslagen in SharePoint.

E-mail automatisering

‍Ontvang je regelmatig belangrijke e-mails van klanten? Een Cloud Flow kan automatisch een taak aanmaken in Microsoft Planner, een bericht sturen in Teams, of de e-mail opslaan in OneDrive of SharePoint voor verdere verwerking. Zo wordt geen enkel verzoek over het hoofd gezien.

Data synchronisatie tussen systemen

‍Wanneer een nieuwe klant wordt toegevoegd in Dynamics 365, kan een Cloud Flow ervoor zorgen dat deze gegevens direct worden bijgewerkt in andere systemen, zoals SharePoint, SQL Server, een Excel-bestand of zelfs een extern CRM-systeem. Dit voorkomt dubbele invoer en zorgt ervoor dat iedereen binnen de organisatie met actuele gegevens werkt.

Rapportage en monitoring‍

Wil je dagelijks een overzicht ontvangen van bijvoorbeeld verkoopcijfers, helpdeskverzoeken of voorraadniveaus? Een geplande Cloud Flow kan automatisch data ophalen uit verschillende bronnen en een rapport genereren in Power BI. Dit rapport kan vervolgens per e-mail worden verzonden of direct worden gedeeld via Teams.

Aan de slag met Cloud Flows

‍Nu je hebt gezien hoe Cloud Flows in Microsoft Power Automate bedrijfsprocessen kunnen optimaliseren, is de volgende stap om ze effectief toe te passen binnen jouw organisatie. Een goed ingerichte workflow zorgt voor maximale efficiëntie en integratie met bestaande systemen zoals Microsoft 365, Dynamics 365 en SharePoint.

Bij IT RBLS hebben we ervaring met het ontwikkelen en implementeren van Cloud Flows die organisaties helpen om repetitieve taken te automatiseren en processen te stroomlijnen. We denken graag mee over de beste aanpak en ondersteunen bij zowel de inrichting als optimalisatie.

Om te zorgen dat dit succesvol verloopt helpen wij organisaties met het:

Identificeren van automatiseringskansen: Samen analyseren we welke repetitieve taken binnen je organisatie efficiënter kunnen met Cloud Flows.
Ontwerpen en ontwikkelen van maatwerkflows: Onze specialisten bouwen krachtige, geïntegreerde oplossingen binnen het Microsoft Power Platform.
Naadloos integreren met bestaande systemen: We zorgen ervoor dat Cloud Flows vlekkeloos samenwerken met Microsoft 365, Dynamics 365, SharePoint, Teams en andere toepassingen.
Trainingssessies en adoptie: We begeleiden medewerkers zodat zij zelfstandig met Cloud Flows kunnen werken en het maximale uit automatisering halen.
Onderhoud en optimalisatie: Geen tijd of capaciteit om workflows te beheren? Wij nemen het onderhoud en de doorontwikkeling uit handen.

Veelgestelde vragen over Power Automate

Veelgestelde vragen over Cloud Flows

Wat is het verschil tussen Cloud Flows en Desktop Flows in Power Automate?

Cloud Flows worden volledig in de cloud uitgevoerd en kunnen integreren met online services zoals Microsoft 365, Dynamics 365 en SharePoint. Desktop Flows,. Daarentegen worden Robotic Process Automation (RPA) ingezet om handmatige processen op een lokaal systeem (desktop) te automatiseren.

Kan ik Cloud Flows gebruiken om externe applicaties zoals Salesforce of Dropbox te automatiseren?

Ja, Power Automate ondersteunt honderden connectors, waaronder externe applicaties zoals Salesforce, Dropbox, Google Drive en nog veel meer.

Hoe veilig zijn Cloud Flows?

Microsoft Power Automate biedt ingebouwde beveiligingsmaatregelen, zoals gegevensversleuteling en naleving van regelgeving zoals GDPR. IT-beheerders kunnen ook machtigingen en toegangsbeheer instellen.

Ontdek de mogelijkheden van Cloud Flows met IT RBLS

Benieuwd hoe Cloud Flows jouw organisatie kunnen helpen met procesautomatisering? Neem contact op met IT RBLS en ontdek hoe onze experts jouw workflows slimmer en efficiënter maken.

Neem contact op