Inhoudsopgave
Uitdaging
Als er iets misging in de systeembediening, kostte het maken van een goede melding veel handwerk. Informatie moest handmatig worden verzameld, gedeeld worden met het Operations Control Center-team, en daarna ingevoerd worden in Business Central, waardoor fouten of ontbrekende details konden ontstaan.
Oplossing
IT RBLS heeft daarom een slimme Teams-assistent met Microsoft Copilot Studio, Power Automate, Dynamics 365 Field Service, Dataverse, SharePoint en Azure AI Search gemaakt. De assistent helpt technici stap voor stap om een melding aan te maken en haalt automatisch de juiste systeeminformatie op.
Impact
Ampelmann heeft nu een oplossing die live draait en technische meldingen sneller, vollediger en consistenter maakt. De tijdsbesparing is 15 minuten per melding. Voor het vinden van de oplossing bespaart het zelfs nog meer tijd.
Ampelmann helpt mensen en materialen veilig van een schip naar een offshore platform. Dat doen ze met slimme systemen die bewegingen van golven opvangen, zodat overstappen op zee veilig blijft. Als zo’n systeem niet werkt zoals verwacht, moet een technicus snel een melding kunnen maken. Daarom bouwden wij een slimme assistent in Microsoft Teams die stap voor stap de juiste informatie ophaalt, automatisch een melding aanmaakt en meteen de juiste mensen aanhaakt.
Uitdaging
Ampelmann werkt in een omgeving waar veiligheid, betrouwbaarheid en snelheid belangrijk zijn. Op zee wil je snel weten wat er aan de hand is, wie moet meekijken en welke vervolgstap nodig is.
Stel: een technicus bedient een Ampelmann-systeem op locatie. Het systeem reageert niet zoals verwacht. Dan moet de technicus een melding maken, zodat het OCC-team en de juiste engineers kunnen helpen.
Voorheen gebeurde dat grotendeels handmatig. Het OCC team moest informatie verzamelen over het systeem, het onderdeel, de storing en de betrokken mensen. Daarna moest die informatie worden ingevoerd en gedeeld. Dat kost tijd. En bij handmatig werk kan er altijd iets ontbreken, dubbel staan of net anders worden ingevuld.
Daar wilde Ampelmann vanaf. Niet met nóg een extra systeem erbij, maar met een slimme ingang in Microsoft Teams. Gewoon op de plek waar mensen al samenwerken. Helder, snel en minder foutgevoelig.
Oplossing
We hebben dit opgelost met een slimme assistent in Microsoft Teams: de OCC Case Creation Agent. Een “case” noemen we hier gewoon een technische melding. Dus: er is iets aan de hand met een systeem, en die melding moet compleet en snel bij de juiste mensen terechtkomen.
De technicus start de assistent in Teams. Daarna stelt de assistent stap voor stap de juiste vragen. Over welk systeem gaat het? Welk onderdeel speelt mee? Wat is er gebeurd? Moet er een afbeelding mee?
De technicus kiest zoveel mogelijk uit vaste opties. Die opties komen uit Dynamics 365 Field Service, het systeem waarin Ampelmann de technische meldingen en systeeminformatie beheert. Daardoor hoeft de technicus minder zelf te typen. Dat maakt de melding duidelijker en verkleint de kans op fouten. Na het invullen maakt de assistent automatisch een melding aan in Dynamics. Ook opent hij direct een Teams-chat met de juiste betrokkenen. Zo staat de melding niet alleen netjes in het systeem, maar komt hij ook meteen bij de mensen die ermee aan de slag moeten.
Daarna kijkt een tweede assistent mee. Die zoekt naar eerdere meldingen die lijken op de nieuwe situatie. OCC-engineers krijgen die informatie in een aparte Teams-chat. Zo hoeven ze niet vanaf nul te beginnen, maar zien ze meteen wat eerder speelde en welke oplossing toen hielp. Technologie doet hier vooral wat het moet doen: werk slimmer maken zonder het ingewikkelder te maken.
Impact
De OCC Case Creation Agent draait live en helpt Ampelmann om technische meldingen sneller en beter vast te leggen. De geschatte tijdsbesparing is ongeveer 15 minuten per melding. Dat tikt lekker aan, zeker als er veel meldingen per maand worden aangemaakt.
Technici krijgen een duidelijke flow in Teams. Ze hoeven minder te zoeken, minder over te typen en minder handmatig te regelen. De juiste informatie komt meteen op de juiste plek terecht.
Voor het OCC-team ontstaat er meer overzicht en geen handmatige invoer meer. Meldingen zijn completer en consistenter. Ingenieurs krijgen direct de juiste context en zien vergelijkbare eerdere meldingen. Daardoor kunnen ze sneller inschatten wat er aan de hand is en welke vervolgstap logisch is.
Kort gezegd: minder ruis, minder handwerk en een betere start voor iedere melding.
