GVB
GVB verzorgt het openbaar vervoer in en rond Amsterdam. Per gemiddelde werkdag reizen ongeveer 800.000 reizigers met het vervoerbedrijf mee in de metro’s, trams en bussen en op de veren over het IJ en Noordzeekanaal. De prestaties van de verschillende modaliteiten (bus, veren, metro en tram) worden bijgehouden in de kwartaalrapportages, die daarmee een belangrijk onderdeel zijn van de bedrijfsvoering. De verschillende modaliteiten hielden hun eigen rapportage handmatig bij in een Excel-bestand, waarbij ze ieder op hun eigen manier rapporteerden. Dat vergrootte de kans op fouten en maakte het lastig om de resultaten met elkaar te vergelijken. GVB zocht naar één robuuste werkwijze voor alle afdelingen.
Uitdaging
Verzamelen van prestatie indicatoren efficiënter en minder persoonsafhankelijk maken.
Universele weergave van de prestaties en het updaten van de status van verbeteracties door de actiehouder zelf.
Verbetering
Een Power App waarin medewerkers acties eenvoudig bijhouden, Power BI-rapportage voor het management en controllers
Technology
Robuust en gebruiksvriendelijk systeem
Een oplossing bouwen heeft pas zin als je weet waar de verschillende medewerkers behoefte aan hebben. IT RBLS heeft daarom meer dan 25 mensen binnen de verschillende modaliteiten gevraagd naar hun werkzaamheden rond het invullen of uitlezen van de kwartaalrapportage. Uit de gesprekken bleek onder meer dat er onduidelijkheden waren rond het invullen van de rapportages en dat niet alle medewerkers de Excel-bestanden even gebruiksvriendelijk vonden. Het nieuwe systeem moest daarom niet alleen de processen ondersteunen, maar ook op een zo eenvoudig mogelijke manier werken om fouten bij de invoer te voorkomen en te zorgen dat de rapportages duidelijk en uniform waren. De gesprekken resulteerden in een procestekening van de huidige en de gewenste situatie, een datamodel, een architectuurdocument en uiteindelijk in een oplossing op basis van het Microsoft Power Platform.
Gegevens makkelijk invoeren en uitlezen
Voor medewerkers is er een Power App waarin zij gegevens kunnen invoeren van de verbeteracties die nodig zijn voor de kwartaalrapportage, zoals de duur, status en omschrijving. “Zodra er iets verandert, hebben medewerkers de mogelijkheid om dat direct aan te passen. Dat zorgt ervoor dat de acties meer gaan leven en de medewerkers meer eigenaar worden van die actie met de bijbehorende verantwoordelijkheid.” Het management en controllers kunnen de resultaten vervolgens lezen en analyseren met een Power BI-rapportage. De data die daarvoor nodig was, was niet altijd even makkelijk voorhanden. “Van de belangrijkste kwaliteitseisen hadden we wel data, bijvoorbeeld de punctualiteit en de uitval per kwartaal, maar zaken als veiligheidsrapportages en klanttevredenheid werden bijgehouden door afdelingen die dat in hun eigen omgeving deden. Dan moest een e-mail worden gestuurd met de vraag om die gegevens door te sturen. Die data is nu wel beschikbaar en makkelijk te verkrijgen.”
Nieuwe stappen
Inmiddels zijn de eerste kwartaalrapportages gemaakt. Daarbij is niet alleen veel aandacht besteed aan het bouwen zelf, maar ook aan het begeleiden van alle medewerkers in het nieuwe proces. “Nu gaan we stappen zetten om te zorgen dat de acties nog beter worden opgevolgd. In eerste instantie zijn we live gegaan met de eerste kwartaalrapportage. Dan is het natuurlijk sowieso belangrijk dat de getallen kloppen en het proces goed loopt. Dat is best spannend, maar het is gelukt. We hebben de doelstelling bereikt en nu kunnen we verder gaan uitbouwen.”
Vanaf het begin is de samenwerking met IT RBLS heel prettig. “Ze zijn ontzettend klantgericht en ze willen er echt een succes van maken. Dat ze vaak een achtergrond hebben in (technische) bedrijfskunde, helpt om te begrijpen wat je in een operationeel bedrijf nodig hebt. Ze waren daarbij altijd bereid om de mensen op de verschillende locaties in de stad op te zoeken en uitgebreid in gesprek te gaan.” Twee dagen in de week is iemand van IT RBLS nog ter plaatse voor het beheer en enkele andere projecten. “We hebben nu rapportages waarbij de gegevens steeds beter vergelijkbaar zijn, op tijd worden aangeleverd en waarbij de kwaliteit van de informatie gewaarborgd is. We hebben nu veel meer grip op wat we met z’n allen aan het doen zijn, ook tijdens het lopende kwartaal.“
Bekijk andere unbored cases
Real1ze
Met behulp van Power Platform AI wordt data uit digitale brieven geëxtraheerd, wat resulteert in een nauwkeurige informatievoorziening voor iedereen, waardoor efficiëntie en besluitvorming worden verbeterd.
Daan Theeuwes Centrum
Door digitalisering met Power Apps wordt het zorgproces voor behandelaars en revalidanten aanzienlijk verbeterd, met meer efficiëntie, nauwkeurigheid en gepersonaliseerde zorg.
.svg){kind=small}