Real1ze
IT RBLS doorontwikkelde de Robot van Real1ze om zo brieven uit te kunnen lezen met behulp van Artificial Intelligence (AI). De Robot herkent de brieven uit de overheids mailbox, stuurt ze door naar de juiste persoon en vult een database door data uit te lezen met behulp van AI. Zo heeft iedere consultant direct de juiste informatie beschikbaar in zijn mailbox en kan de Office Manager haar tijd slimmer gebruiken.
Uitdaging
Veel handmatig werk bij verwerking van correspondentie
Verbetering
Minder werk en minder kans op fouten
Database met alle relevante gegevens
Technology
WBSO
Een essentiële regeling waarmee de overheid bedrijven stimuleert om te investeren in technische, risicovolle R&D-trajecten is de Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk (WBSO). Alle aanvragen hiervoor gaan naar de overheidsinstantie Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). “Een collega die de aanvraag doet, krijgt een reactie van de RVO. Iemand moest checken welke consultant bij de betreffende klanten hoort en die collega een mail met de brief als bijlage sturen.” vertelt Rianne Nijssen, Office Manager bij Real1ze. “Aangezien wij continu met innovatie bezig zijn, zijn we gaan kijken hoe we onze processen konden innoveren. ”ze het over hebben. De samenwerking smaakt wat mij betreft absoluut naar meer.”
Mails van de Robot
“IT RBLS is een leuke, jonge club van hele enthousiaste mensen.” vindt Rianne Nijssen. “Ze begrepen precies wat wij wilden en hebben de Robot snel verbeterd. Mocht een keer iets niet helemaal goed werken, dan bel ik ze, waarna ze het meteen oppakken.” Iedereen in de organisatie kent de Robot inmiddels en is gewend om mails vanuit het systeem te ontvangen. De Office Manager kan nu meer tijd besteden aan andere werkzaamheden. “Als de Robot straks gaat helpen bij het facturatieproces, scheelt dat ook weer tijd. Ik zal altijd een controle uitvoeren, maar een aantal handelingen hoef ik niet meer te doen.”
Gegevens uit brieven ophalen
Real1ze is zelf gestart met de ontwikkeling van, destijds, ‘RoboPaul’. “Florine van IT RBLS heeft tijdens haar studie bij Real1ze gewerkt. Zo zijn we in contact gekomen met IT RBLS. Een logische keuze, omdat zij hierin een flinke expertise hebben.” Twee Power Platform consultants zijn verder gaan bouwen aan de oplossing die binnen Real1ze daarna bekend stond als ‘RoboFlo’. En nu ‘de Robot’ heet. Deze robot haalt de juiste gegevens uit de brief en zet die in een database met de juiste consultant binnen Real1ze. “Ondertussen leest de Robot ook informatie uit de brieven. Deze informatie gaan we verwerken in ons CRM-systeem, zodat we straks nog meer kunnen automatiseren. Bijvoorbeeld het aantal uren dat is toegekend als een toekenning binnenkomt, het uurtarief, het uiteindelijke voordeel, enzovoort.” Dit zorgt niet alleen voor minder handmatig werk, ook de kans op fouten neemt af. “We hebben IT RBLS ook gevraagd te helpen om de verwerking van andere mails te automatiseren. Bijvoorbeeld om te monitoren dat aanvragen op tijd worden ingediend.”
Bekijk andere unbored cases
Medux
Diverse Power Virtual Agents zijn gerealiseerd om vragen van gebruikers over Outlook, OneDrive en SharePoint te beantwoorden, wat resulteert in snelle, geautomatiseerde ondersteuning en verbeterde gebruikerservaring.
Daan Theeuwes Centrum
Door digitalisering met Power Apps wordt het zorgproces voor behandelaars en revalidanten aanzienlijk verbeterd, met meer efficiëntie, nauwkeurigheid en gepersonaliseerde zorg.
.svg){kind=small}