.png)
Wij gebruiken cookies
Wij gebruiken cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren, het webverkeer te analyseren en voor persoonlijke advertentiedoeleinden. Lees meer over hoe wij cookies gebruiken in onze cookieverklaring
Wanneer iemand in dienst komt bij een bedrijf, moeten allerlei zaken worden geregeld. Ook bij de uitdiensttreding horen verschillende procedures. Met het Microsoft Power Platform en wat programmeerwerk heeft techbedrijf Bauhaus ArtITech deze processen samen met IT RBLS volledig op een veilige manier geautomatiseerd. Dit bespaart verschillende medewerkers veel tijd, die zij nu aan minder repeterende werkzaamheden en aan persoonlijk contact besteden.
Op de HR-afdeling van ieder bedrijf is het dagelijks druk. Daardoor gebeurt het wel eens dat medewerkers vergeten de accounts van collega’s die niet meer in dienst zijn uit de systemen te verwijderen. Logisch, maar het is in strijd met de privacywetgeving. Het zou handig zijn als je dat kon automatiseren, was de eerste gedachte van consultants Mirna Fortes Ramos en Jacob Poot van Bauhaus ArtITech en Koen Huijbens van IT RBLS. Maar bij het in dienst treden van een medewerker komen nog veel meer processen kijken. Verschillende gegevens moeten in diverse systemen worden ingevoerd. “Om dit alles te automatiseren zijn wel prijzige softwarepakketten te koop, maar voor ons zijn die onbetaalbaar,” vertelt Jacob, die als product owner bij dit project betrokken was. “Bovendien is de leercurve bij die pakketten groot. We wilden onderzoeken of we een veilige oplossing konden ontwikkelen die zo veel mogelijk op de achtergrond automatiseerde en waarbij mensen met de bestaande programma’s konden blijven werken.
Hiervoor werden eerst alle processen in kaart gebracht waarna werd gekeken wat hierbij te automatiseren was. Jacob: “Als iemand in dienst komt, zijn er allerlei handelingen nodig. Dat begint al bij de sollicitatie, vaak per e-mail. De HR-afdeling zet die dan in een map en verwerkt de sollicitatie. Als diegene daadwerkelijk in dienst komt, moet een contract worden opgesteld en door beide partijen ondertekend worden. Vervolgens moet de medewerker worden aangemeld in het payroll systeem, moet de salarisadministratie een bericht krijgen en komt er nog aanvullende informatie aan te pas, bijvoorbeeld pensioenformulieren en het contract voor een auto. Het is fijn als je die processen niet handmatig in gang hoeft te zetten op de dag dat de nieuwe collega begint, maar dit kunt timen en zo veel mogelijk processen kunt automatiseren.”
Na het in kaart brengen van het proces is het team van Bauhaus ArtITech en Koen Huijbens van IT RBLS deze module gaan ontwikkelen. Als basis hiervoor gebruikten zij het Power Platform van Microsoft. Mirna was developer bij het project. “Wij hebben een Power App gemaakt die in Microsoft Teams draait. Van daaruit voegt HR de variabele gegevens in die in een contract moeten staan: naam, functie, salaris enzovoort. Het tekenen van een contract verloopt via DocuSign. Door het Power Platform is een koppeling tussen de systemen mogelijk waardoor het getekende document geautomatiseerd in een SharePoint-omgeving wordt gezet. Het tekenen van het contract is nog maar het begin. Daarna gebeurt nog het nodige op de achtergrond om te zorgen dat alles precies op het juiste tijdstip op de juiste plek terechtkomt. De kracht is daarbij dat je de repeterende taken bij mensen weghaalt.” Jacob vult aan: “Dat alles moet op een veilige manier gebeuren. Security is vanaf het begin van het ontwerp het hoofduitgangspunt geweest. Alles wat gebeurt, moet worden geregistreerd, zodat je bij een eventuele audit kunt laten zien dat je dit correct en veilig doet.”
Het Power Platform van Microsoft is in principe low code, wat betekent dat het meer met bouwblokken werkt dan met programmeerwerk nodig om de module perfect te maken, vertelt Mirna. “Dat was wel een uitdaging. Voor sommige onderdelen was niet één kant-en-klare handleiding te vinden. Daaruit bleek dat dit nog niet eerder op deze manier was ontwikkeld. “Al met al is het met de combinatie van low code en wat geavanceerder programmawerk nog altijd veel sneller voor elkaar te krijgen om een toepassing als deze te ontwikkelen dan wanneer wanneer je dit proces van de grond af zou moeten ontwikkelen.” We hebben iets neergezet wat we heel handig vinden voor intern gebruik, maar wat met een aantal aanpassingen ook bij andere organisaties toe te passen is. Koen Huijbens van IT RBLS en zijn team hebben veel expertise op dit gebied en zijn ook in staat zich in de organisatie te verdiepen en de processen in kaart te brengen. Zo is deze oplossing ook bij andere organisaties snel te implementeren. Dat is de kracht van het Power Platform.”
Meer cases
IT RBLS stroomlijnt aanvraag IT-budgetten met gebruik van het Microsoft Power Platform
IT RBLS stroomlijnt aanvraag IT-budgetten met gebruik van het Microsoft Power Platform
Dankzij de Power App van IT RBLS kan Wij Testen Op Corona consistente audits uitvoeren in haar teststraten
Dankzij de Power App van IT RBLS kan Wij Testen Op Corona consistente audits uitvoeren in haar teststraten
Van zeven administraties naar één gestroomlijnd proces
Van zeven administraties naar één gestroomlijnd proces
Medux ontlast haar support desk met behulp van Power Virtual Agents Lookie, Onno en Sharon
Medux ontlast haar support desk met behulp van Power Virtual Agents Lookie, Onno en Sharon
Lezen is leuk, maar zien is geloven. Ontdek de mogelijkheden van de IT RBLS oplossingen in een demo! Laat je gegevens achter en we plannen snel een kennismaking in.
