Slimme automatisering brengt rust in projectadministratie bij elk®

elk® is actief in utiliteits- en woningbouw en werkt dagelijks met complexe projectadministratie. Projectgegevens moesten handmatig worden overgezet tussen Microsoft Dynamics 365 en Exact Bouw 7, wat tijd kostte en foutgevoelig was. Wij automatiseerden dit proces met een RPA-oplossing die zorgt voor overzicht, snelheid en rust.

Binnen elk® werden projectgegevens vastgelegd in Microsoft Dynamics 365, terwijl de verdere projectadministratie plaatsvond in Exact Bouw 7. In de oude situatie betekende dit dat medewerkers gegevens handmatig moesten controleren en opnieuw invoeren in het andere systeem.

Dat proces vroeg veel aandacht en nauwkeurigheid. Kleine verschillen lagen altijd op de loer. Zeker omdat het om terugkerende, repetitieve taken ging, voelde dit als onnodig werk. Het kostte tijd, zorgde voor vertraging en vergrootte de kans op inconsistenties in de administratie.

Zoals de klant het zelf verwoordt:

“Het handmatig overzetten van projectgegevens tussen systemen kostte veel tijd en het bleef een proces waarbij je altijd alert moest zijn op kleine verschillen.”

elk® zocht daarom naar een manier om dit slimmer op te lossen. Minder handwerk, meer zekerheid en een oplossing die past binnen hun bestaande IT-landschap.

Wij ontwikkelden een RPA-oplossing met Microsoft Power Automate Desktop die de uitwisseling van projectadministratie volledig automatiseert. De bot haalt projectgegevens op uit Dynamics 365, controleert deze en verwerkt ze vervolgens automatisch in Exact Bouw 7.

Hierdoor blijven beide systemen continu in sync, zonder dat medewerkers daar handmatig achteraan hoeven. De oplossing sluit naadloos aan op het bestaande Microsoft-platform en vereiste geen ingrijpende aanpassingen aan de systemen.

Volgens elk® werkt dat precies zoals bedoeld:

“De RPA-oplossing sluit goed aan op onze manier van werken. Projectgegevens worden nu automatisch verwerkt tussen Dynamics en Exact, zonder dat we daar handmatig achteraan hoeven.”

Ook de samenwerking speelde daarin een grote rol:

“IT RBLS begreep snel wat we nodig hadden en heeft een oplossing gebouwd die praktisch inzetbaar is binnen onze bestaande systemen.”

Dankzij de automatisering is de projectadministratie bij elk® een stuk efficiënter en consistenter geworden. Handmatige controles en invoer zijn grotendeels verdwenen, terwijl de datakwaliteit in beide systemen is verbeterd.

Dat levert niet alleen tijdwinst op, maar vooral rust. Medewerkers kunnen erop vertrouwen dat informatie klopt en actueel is. Projectteams werken met dezelfde gegevens en hoeven niet meer te twijfelen of systemen gelijk lopen.

Zoals elk® het zelf zegt:

“Het scheelt ons veel tijd en voorkomt fouten. We weten nu dat projectgegevens in beide systemen gelijk staan, en dat geeft rust in de administratie.”